Formas de llevar a cabo el proceso de conciliación y uso de tecnologías de la información y las comunicaciones

El proceso de conciliación se podrá realizar en forma presencial, digital o electrónica o mixta, para lo cual las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la forma digital o electrónica o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios o si pueden acceder a través de las alcaldías, las personerías municipales y demás entidades públicas habilitadas por la Constitución y la Ley, que se encuentren en disponibilidad de facilitar el acceso en sus sedes a las actuaciones virtuales. Para tal efecto dentro del año siguiente a la entrada en vigencia de la presente ley los centros de conciliación y autoridades con funciones conciliatorias deberán adoptar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para garantizar la prestación del servicio de manera digital o electrónica. Para ello, deberá dar cumplimiento a los lineamientos y estándares dados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de la política de gobierno digital, o la que haga sus veces, y solo respecto de la función pública que cumplen. Cuando se trate de autoridades judiciales se deberá adoptar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para garantizar la prestación del servicio de manera digital o electrónica, siguiendo los lineamientos y estándares que establezca el Consejo Superior de la Judicatura en el marco del proceso de transformación digital de la justicia. El uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones deberá garantizar condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad; este último cuando se requiera. Asi mismo, deben ser idóneas, confiables, seguras, accesibles para personas con discapacidad y suficientes para garantizar la adecuada comparecencia de las partes y la adecuada prestación del servicio de conciliación digital o electrónico. El uso de medios digitales o electrónicos es aplicable en todas las actuaciones, entre otras, para llevar a cabo las comunicaciones tanto con las partes como con terceros, para la comunicación sobre las decisiones adoptadas, la presentación de memoriales y la realización de audiencias o través de videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio tecnológico, así como, la incorporación de documentos, el archivo de la actuación y su posterior consulta A partir de la vigencia de la presente Iey cuándo se decida por la realización de la conciliación por medios digitales o electrónicos, todo el trámite conciliatorio se deberá digitalizar y cuando sea posible automatizar. En dicho caso, se deberá posibilitar, entre otros, la presentación de la solicitud y radicación digital, el reparto digital, la formación de expedientes y guarda de la información por medios digitales, el acceso al expediente, las notificaciones la gestión documental digital de la información, la preparación de las actas y constancias, su firma y la interoperabilidad con otros sistemas de información Sin perjuicio que las entidades dispongan de sistemas que permitan el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para la realización completa del proceso de conciliación, en el evento que una o alguna de las partes opte por realizar el trámite de forma física, éste deberá ser garantizado, en cuyo caso, la gestión documental se deberá integrar en el sistema de gestión documental digital o electrónico dispuesto. Los centros de conciliación que presten el servicio de conciliación por medios digitales o electrónicos incluirán en su reglamento el procedimiento para su utilización. La aprobación del reglamento o su modificación deberá ser solicitada al Ministerio de Justicia y del Derecho. El Ministerio de Justicia y del Derecho elaborará un reglamento modelo que pondrá a disposición en su sede electrónica dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley. PARÁGRAFO

1. Las comunicaciones a las entidades públicas de todos los niveles y las privadas que cumplan funciones administrativas se realizarán a través del canal digital dispuesto en la sede electrónica de la entidad, según lo señalado en el Artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o la norma que lo sustituya o modifique. En todo caso, los convocantes deberán proporcionar el canal digital para los efectos señalados en el presente artículo, y para efectos de la notificación deberá seguirse lo señalado en el Artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cuando se trate de notificaciones o comunicaciones en el marco de la función judicial el numeral 2 del Artículo 291 del Código General del Proceso o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. PARÁGRAFO 2 . El Gobierno Nacional reglamentará, dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, las condiciones que deberán cumplir los centros de conciliación para prestar el servicio de conciliación por medios virtuales. PARÁGRAFO 3 . Los conciliadores en equidad podrán prestar sus servicios por medios digitales o electrónicos siempre que se garantice la autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad. Esta última cuando se requiera. Para garantizar la igualdad de acceso a los centros de conciliación y autoridades con funciones conciliatorias, se deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. Las autoridades municipales deberán facilitar y/o compartir el espacio físico y las herramientas tecnológicas para tal efecto, dispuestos para las inspecciones de policía y corregiduras, así también los dispuestos en las casas de justicia de los respectivos municipios donde estas existan. Las Instituciones de Educación Superior públicas o privadas que cuenten con consultorios jurídicos y/o centros de conciliación deberán coordinar con los conciliadores en equidad y a solicitud de éstos para facilitar y/o compartir el espacio físico y las herramientas tecnológicas dispuestas por la institución para el mecanismo de conciliación.